Desde enero de 2017 se ha introducido la digitalización de la firma del cliente en el proceso de admisión registrada. El objetivo es eliminar la documentación en papel en los procesos de admisión de productos registrados en Oficina y custodiar dicha firma en formato digital, en "e-documento".
Hasta ahora, en la admisión de un envío registrado, el cliente presentaba un formulario cumplimentado (M-11A o M-11 i) y, tras la admisión, se le entregaba una copia validada mecánicamente como justificante. Correos guardaba, archivaba y custodiaba una copia en papel de este formulario. A partir del 26-5-2018, con ocasión de la entrada en vigor del nuevo Reglamento sobre Protección de Datos, sólo se utilizarán estos formularios por los Servicios Rurales.
Con la digitalización de la firma, el cliente no tiene que cumplimentar y firmar el formulario preimpreso; la firma se recoge en la tableta y se almacena electrónicamente.
Los productos afectados por el proceso de firma digital son:
El empleado de la oficina realiza la admisión en IRIS y entrega un formulario (o lo remite por e-mail) con los datos del envío: remitente y destinatario, tipo de producto, código de envío, oficina de admisión, fecha/hora, peso, valores añadidos, importe a pagar y la firma digitalizada, junto al condicionado del servicio.
El formulario de admisión firmado por el cliente se puede visualizar desde cualquier oficina, una vez admitido el envío, informando el número en el localizador de envíos MERCURIO.
También se puede reimprimir el formulario de admisión en IRIS, únicamente en la oficina de admisión, con la imagen de la firma digitalizada, desde la opción "Mantenimiento".
El proceso de admisión sigue los siguientes pasos: seleccionamos el tipo de envío y, dependiendo del tipo de producto que queramos admitir, el check de digitalización aparecerá marcado o no por defecto.
Los productos para los que aparece marcado por defecto son:
Para estos productos, salvo incidencia (avería en impresora, falta de tóner, etc.), siempre será obligatorio admitir con firma digital.
Una vez cumplimentados todos los datos del envío, incluidos los del destinatario y remitente (en los envíos de paquetería se ha de informar también del peso volumétrico), al pulsar sobre la pestaña Aceptar, se despliega una ventana emergente con la imagen que el cliente visualiza en la tableta. Verifica que los datos son correctos y firma dentro del espacio destinado al efecto. La imagen de la tableta aparece por defecto en castellano, pero se ha habilitado en la tableta la opción de elegir el idioma cooficial en el que el cliente desea ver los datos; al seleccionarlo se habilita el idioma elegido.
Se pulsa Aceptar para finalizar el alta del envío. A continuación el equipo multifunción imprime el formulario para ser entregado al cliente con los datos del envío, la firma que se ha digitalizado y el condicionado del servicio.
El cliente puede solicitar que el formulario de admisión le sea remitido a una dirección de correo electrónico y no se le entregue en papel. En ese caso, el empleado marca la casilla Email. La casilla de "Digitalización" permanece activada. Debemos siempre ofrecer este servicio al cliente y potenciarlo por encima de la impresión del formulario. Es más cómodo para el cliente y ahorra tiempo, costes de impresión, archivo y consulta a la oficina. El cliente recibirá el formulario en formato PDF en su buzón de correo electrónico para disponer de el en la forma que precise.
Cuando se selecciona la casilla de Email se despliega un campo para que se informe el correo electrónico. A continuación se debe repetir para su verificación. Si no se cumplimenta, o no se informa el mismo email en ambos campos, se bloquea la aceptación del alta del envío.
Una vez se han cumplimentado en IRIS los datos, se activa la pestaña Aceptar. Al pulsarla se despliega una ventana emergente con la imagen que el cliente visualiza en la tableta. En esta la imagen figura también la dirección de correo electrónico (también se mostrara el número de cuenta bancaria del cliente cuando el envío tenga el valor añadido de reembolso de ingreso en cuenta). El cliente verifica que los datos son correctos y firma en la tableta. Finalmente, se entrega al cliente únicamente el ticket que genera la balanza al cobrar la bolsa. No se imprime ningún documento en la Oficina.
Cuando se admitan envíos de clientes con contrato, siempre que el cliente con contrato (u otra persona en su nombre) permanezca en la oficina mientras se realiza la admisión, se ha de introducir su nombre y apellidos en el campo "Persona Depositaria" y deberá firmar en la tableta.